Datenschutz · SherlockBot

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für den Betrieb von SherlockBot und des zugehörigen Web-Dashboards ist GrafSherlock.

Datenschutz-, Auskunfts- und Löschanfragen können über den SherlockBot-Support-Discord gestellt werden. Zum Schutz vor unberechtigten Anfragen kann ein Nachweis verlangt werden, dass die anfragende Person das betroffene Discord-Konto oder den betroffenen Discord-Server verwaltet.

2. Verarbeitete Daten

Discord- und Funktionsdaten

Discord-IDs von Servern, Nutzern, Rollen, Kanälen und Nachrichten;
serverbezogene Einstellungen, Sprachwahl und Berechtigungsregeln;
Ticket-, Moderations-, Verwarnungs-, Bewerbungs- und Supportdaten;
bei aktivierter Ticket-KI: Betreff und Beschreibung neu erstellter Tickets sowie daraus erzeugte Einstufungen, Zusammenfassungen und automatische Erstantworten;
Daten aktivierter Community-Funktionen, beispielsweise Level, AFK-Status, Umfragen, Giveaways, Vorschläge, Erinnerungen, Starboard und temporäre Sprachkanäle;
Inhalte, die Nutzer dem Bot ausdrücklich übergeben, sowie bei aktivierten Sicherheits-, Protokoll- oder Community-Funktionen die dafür erforderlichen Nachrichteninhalte;
technische Protokolle mit Zeitstempel, Ereignisart und gegebenenfalls Discord-IDs sowie zusammengefasste Nutzungsstatistiken.

Dashboard-Anmeldung

Bei der Anmeldung über Discord OAuth2 verarbeitet das Dashboard das Discord-Profil, die Liste der verwaltbaren Server und einen Discord-Zugriffstoken. Der Token und die Dashboard-Sitzung werden ausschließlich im Arbeitsspeicher gehalten. Die Sitzung läuft nach acht Stunden ohne Nutzung ab; beim Abmelden wird sie sofort beendet.

Hochgeladene Bilder und GIFs

Über das Dashboard hochgeladene Medien werden serverbezogen unter einem zufälligen Dateinamen gespeichert. Damit Discord sie in Embeds anzeigen kann, sind sie über eine schwer erratbare, aber technisch öffentliche URL abrufbar. Wer diese URL kennt, kann die Datei aufrufen. Deshalb dürfen keine vertraulichen oder rechtswidrigen Inhalte hochgeladen werden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der gewählten Bot- und Dashboard-Funktionen, zur Servermoderation, zur Missbrauchsabwehr, zur Fehlerdiagnose und zur Sicherung des Betriebs.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, erfolgt die Verarbeitung zur Bereitstellung angeforderter Funktionen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und für Betriebssicherheit, Moderation und Missbrauchsabwehr auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Serveradministratoren sind dafür verantwortlich, Funktionen rechtmäßig zu konfigurieren und ihre Mitglieder über servereigene Verarbeitungen zu informieren.

4. Empfänger und Hosting

Die Kommunikation mit dem Bot erfolgt über Discord. Discord verarbeitet Daten nach den eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen. Der Bot und das Dashboard werden auf einem VPS bei Tube-Hosting betrieben. Der Hosting-Anbieter kann im Rahmen des technischen Betriebs Zugriff auf gespeicherte Daten und Verbindungsdaten haben.

Für die optionale Ticket-Automatik kann ein Serveradministrator zwischen lokaler Regelanalyse, einem lokal betriebenen Ollama-Modell oder der OpenAI API wählen. Bei lokaler Regelanalyse und lokalem Ollama verbleiben Betreff und Beschreibung des Tickets auf der Bot-Infrastruktur und werden für diese Analyse nicht an OpenAI übertragen. Nur wenn ausdrücklich OpenAI als Analyseanbieter verwendet wird, werden Betreff und Beschreibung eines neu erstellten Tickets zur automatisierten Analyse an OpenAI übertragen.

Eine Weitergabe an andere Empfänger erfolgt nur, wenn sie für den Betrieb erforderlich ist, eine rechtliche Pflicht besteht oder die betroffene Person sie ausdrücklich veranlasst. Discord-Daten werden nicht verkauft und nicht für personalisierte Werbung genutzt.

5. Speicherdauer und Löschung

Serverbezogene Daten und hochgeladene Medien bleiben grundsätzlich gespeichert, solange SherlockBot auf dem jeweiligen Discord-Server installiert ist und die zugehörige Funktion verwendet wird.

Wird der Bot von einem Server entfernt, werden die diesem Server zugeordneten Daten spätestens 30 Tage danach automatisch gelöscht. Das umfasst die aktive SQLite-Datenbank, serverbezogene Statistiken und Erinnerungen, Legacy-Daten, botverwaltete Backups, lokale Protokolle sowie über das Dashboard hochgeladene Bilder und GIFs. Wird der Bot innerhalb der Frist erneut hinzugefügt, wird die vorgemerkte Löschung aufgehoben.

Automatische Datenbank-Backups und lokale technische Protokolle werden unabhängig davon höchstens 30 Tage aufbewahrt. Medien, die Discord bereits abgerufen oder zwischengespeichert hat, können zusätzlich den Speicher- und Löschregeln von Discord unterliegen. Gesetzliche Pflichten oder die Sicherung von Rechtsansprüchen können im Einzelfall eine längere, gesperrte Aufbewahrung erfordern.

Eine vorzeitige Löschung oder Berichtigung kann jederzeit über den Support beantragt werden.

6. Cookies und technische Zugriffsdaten

Das Dashboard verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für den OAuth2-Anmeldevorgang und die geschützte Sitzung. Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies eingesetzt. IP-Adressen können kurzfristig im Arbeitsspeicher zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen verarbeitet werden. Der Hosting-Anbieter kann eigene technische Verbindungsprotokolle nach seiner Datenschutzerklärung führen.

7. Rechte betroffener Personen

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem kann eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde eingereicht werden.

8. Sicherheit und Änderungen

SherlockBot verwendet rollenbasierte Zugriffe, geschützte Sitzungen, Transportverschlüsselung und technische Schutzmaßnahmen gegen unberechtigte Dashboard-Aktionen. Trotz sorgfältiger Absicherung kann kein Internetdienst einen lückenlosen Schutz garantieren.

Diese Erklärung wird aktualisiert, wenn sich Funktionen, Datenverarbeitung, Empfänger oder Löschfristen ändern. Maßgeblich ist die öffentlich verfügbare Fassung auf dieser Seite.

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